Desenvolvimento de carreira

Como finalizar um e-mail profissional

O e-mail é uma das principais formas de comunicação no ambiente profissional, seja dentro das empresas ou na busca por um emprego. Por isso, é fundamental deixar uma boa impressão sempre que você for trocar e-mails. Como essa é uma forma de comunicação usada também fora do ambiente de trabalho, muitas pessoas têm dificuldade em compreender suas especificidades no meio profissional.

Cometer erros de português e utilizar linguagem inadequada podem custar uma promoção, um novo emprego ou uma renovação de contrato. Por outro lado, comunicar-se de forma competente, adequando o texto ao contexto correto, tem o efeito contrário. Escrever bons e-mails pode ter, inclusive, um papel fundamental em sua carreira profissional.

Claro que todo o conteúdo é importante, mas a forma como você finaliza um e-mail merece atenção especial. As últimas linhas a serem escritas devem ser bem construídas e deixar uma boa impressão final em quem está lendo. Há alguns aspectos essenciais que devem ser considerados na hora de finalizar um e-mail. Neste artigo daremos dicas do que escrever e do que evitar antes de clicar em "enviar".

A importância de terminar bem um e-mail

A forma como você finaliza um e-mail influencia diretamente o modo como ele será tratado pelo destinatário após ser lido. As palavras e o tom escolhidos podem determinar a velocidade com que o e-mail será respondido ou até mesmo se ele será respondido.

É claro que, em muitas comunicações rápidas, bem comuns no ambiente de trabalho, não é necessário dedicar tempo a uma despedida muito formal. Dependendo do contexto, você pode até mesmo responder com um simples “OK”, por exemplo. No entanto, salvo exceções, é importante manter um certo nível de profissionalismo, cordialidade e objetividade.

Em um ambiente de trabalho, após conversar com um colega de trabalho ou um cliente em potencial, você não vira as costas e vai embora sem dizer mais nada. É preciso seguir uma etiqueta específica: você entrega seu cartão, aperta as mãos, promete dar um retorno sobre o que foi discutido e despede-se cordialmente.

A comunicação por e-mail funciona da mesma forma. Após tratar do assunto principal, você deve encerrar sua mensagem como se estivesse falando pessoalmente com o destinatário. Você não utilizará necessariamente as mesmas palavras, mas manterá a mesma preocupação em ser cordial, amigável e muito educado.

Você pode terminar seu e-mail com um agradecimento ou a previsão de um novo contato, entre outras intenções. Há algumas expressões comuns, como "fico à disposição" ou "obrigado pelo seu tempo". Mesmo quando parecem usadas de forma quase automática, essas expressões conservam um sentido original e demonstram consideração por quem vai receber o e-mail.

Exemplos de despedidas usadas com frequência:

"Foi um prazer falar com você. Se precisar de algo, estou à disposição."

"Obrigada pelo retorno. Conte comigo."

"Agradeço a sua atenção e aguardo novo contato."

Ao finalizar seu e-mail de forma clara e cordial, você terá uma chance maior de obter uma resposta rápida e efetiva. O encerramento adequado depende do contexto e do assunto tratado em seu e-mail. A regra geral, no entanto, é ser o mais sucinto e educado possível.

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Três dicas básicas para terminar um e-mail

Assine com seu nome completo

Essa regra pode ser flexibilizada em algumas situações. Por exemplo, em uma conversa rápida entre colegas de trabalho ou após muitas trocas de e-mail sobre o mesmo assunto. Mas a regra geral é que você deve utilizar seu nome completo sempre. Comunicando-se dessa forma, você evita ser confundido com outra pessoa.

Seja profissional

Você deve ser capaz de compreender o contexto em que o e-mail está sendo enviado. Assim, saberá escolher o tom mais apropriado. Caso não tenha intimidade com seu contato, adote um tom formal. Se ele for um contato frequente, você até pode estabelecer um tom mais casual, mas sempre observe se possui liberdade para tanto. Na dúvida, opte pelo tom formal.

Avalie se um fechamento é necessário

Caso você já tenha trocado muitas mensagens com a mesma pessoa, ou dentro da mesma conversa, pode dispensar um fechamento formal. Por outro lado, mesmo nessas situações, é importante avaliar a possibilidade de ter sua mensagem encaminhada a outras pessoas.

O que você deve evitar

Evite despedidas muito informais, com abreviações, gírias e outros elementos pouco adequados a uma comunicação profissional. Evite mandar beijos ou chamar o destinatário por apelidos, por exemplo. Você pode trocar e-mails mais casuais com seus colegas de trabalho. Mesmo nesses casos, no entanto, mantenha a seriedade. Caso esteja enviando um e-mail como parte de um processo seletivo, tenha atenção redobrada.

Os elementos mais comuns em um encerramento

Frase(s) de encerramento

Após escrever a parte principal de seu e-mail, dedique uma ou mais frases para agradecer o destinatário e/ou sinalizar alguma ação futura. Você pode indicar uma ação sua ou a expectativa de uma ação por parte do destinatário. Essa expectativa pode assumir um tom de maior ou menor cobrança, dependendo do contexto. Por isso, é importante escolher as palavras apropriadas.

Você pode escrever, por exemplo, "aguardo retorno," de forma mais seca e assertiva. Se preferir um tom mais amigável, pode escrever "por favor, avise quando tiver uma resposta." Dependendo da extensão do e-mail e da variedade de temas tratados, pode ser apropriado dedicar mais frases ao encerramento. Exemplo:

"Obrigado por receber meu currículo. Estou ansioso para agendarmos a data da entrevista.

Atenciosamente,

Pedro Henrique"

Nome completo

Como já foi explicado, é importante usar seu nome completo, salvo em situações específicas. Assim você evita ser confundido com outras pessoas e fortalece seu nome dentro da empresa ou do mercado em que atua. O uso do nome completo também passa uma impressão de maior profissionalismo e demonstra um tom mais formal.

Título profissional

É importante incluir em sua assinatura uma menção à sua profissão, cargo ou empresa em que você trabalha. Assim será mais fácil que o destinatário te identifique. A referência à sua posição profissional também dá maior credibilidade ao que você escreve. Caso esteja desempregado, pode incluir sua profissão ou formação na assinatura.

Exemplos: Ana Clara Souza
Gerente Comercial
Grupo ABC

José Miranda
Técnico em Enfermagem

Informações de contato

É importante incluir informações de contato na assinatura, mesmo que o destinatário já tenha seu endereço de e-mail. Dessa forma, você fornece acesso a outros canais de comunicação, em caso de necessidade. O destinatário pode preferir te ligar para te responder, ao invés de enviar outro e-mail, por exemplo.

Carlos Miranda
Diretor administrativo - ABC Investimentos
(11) 99999-9999

Outras informações

Há vários outros tipos de informação que você pode incluir em sua assinatura. Antes de adicionar algo, avalie sua relevância para o destinatário. Você pode, por exemplo, incluir um link para seu portfólio, caso seja um publicitário ou um artista. Pode também incluir a página da sua empresa na internet. Exemplo:

Jussara Azevedo
(21) 99999-9999
www.azevedoengenharia.com.br

Expressões que você pode usar

  • Atenciosamente
  • Com melhores cumprimentos
  • Saudações
  • Obrigado
  • Cordialmente
  • Muito obrigado
  • Respeitosamente
  • Agradeço a atenção
  • Desde já, muito obrigado
  • Grato
  • Aguardo contato

Expressões que devem ser evitadas

  • Do seu amigo
  • Beijos
  • Felicidades
  • Paz
  • Muitíssimo obrigado
  • Com amor
  • Carinhosamente
  • Tchau

Exemplos de como encerrar um e-mail

Confira alguns exemplos de como encerrar um e-mail de forma profissional durante um processo seletivo.

Enviando seu currículo

Obrigado pela atenção. Fico à disposição.

Atenciosamente,

Luísa Pereira

Redatora Sênior

(11) 99999-9999

Respondendo a um convite para entrevista

Estarei no local conforme combinado. Até segunda-feira.

Obrigada,

Gabriela Cardoso

Fotógrafa profissional

www.gabrielafotografias.com.br

(11) 99999-9999

Aceitando uma oferta de emprego

Estou motivado para iniciar minha história na Empresa ABC.

Atenciosamente,

Hugo Lee Junior

Diretor Financeiro

(11) 99999-9999

Salvando uma assinatura padrão

Assinaturas de e-mail incluem detalhes como nome, cargo, informações de contato e outros dados relativos a uma empresa ou a uma atividade profissional e são incluídas ao final do seu e-mail.

Em vez de incluir esses detalhes na assinatura manualmente toda vez que for enviar um e-mail, você pode salvar uma assinatura padrão em sua conta de e-mail. Essa assinatura será incluída automaticamente sempre que um novo e-mail for criado. Para fazer isso, acesse as configurações do seu serviço de e-mail e procure a opção “Assinatura”. A grande maioria dos serviços de e-mail tem essa opção disponível, onde é possível incluir até mesmo imagens, como o logotipo de uma empresa.

Algumas empresas fornecem um modelo de assinatura padronizado para seus funcionários e exigem a sua utilização. Você pode entrar em contato com o setor responsável de sua empresa para conferir se há uma política interna a esse respeito.

Caso a sua empresa não tenha um formato padrão de assinatura, você pode copiar o bloco de informações que compõem a assinatura de algum colega, substituindo as informações dele pelas suas.

Se você não estiver trabalhando em uma empresa, pode manter em sua assinatura dados como nome completo, contato telefônico e profissão, entre outras informações.