Como resolver problemas de forma eficiente no trabalho

Atualizado em: 21 de julho de 2022

No ambiente de trabalho, não são raros os problemas que aparecem no cotidiano. Surgem de várias causas diferentes, mas têm algo em comum: é preciso saber resolvê-los. Saber os fatores que envolvem a resolução de problemas e tem a capacidade de resolver esses problemas são habilidades essenciais para diminuir os conflitos no trabalho, além de representarem elementos muito valorizados em qualquer equipe de trabalho. A resposta é muitas vezes mais simples do que você pensa: ter capacidade de análise e saber tomar decisões são dois excelentes pontos de partida.
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Como resolver problemas no local de trabalho?

Existem várias maneiras de resolver problemas, mas há alguns pontos fundamentais a serem seguidos para conseguir encontrar soluções inteligentes.

Identificar o problema

  • Qual é o problema?
  • Qual é meu objetivo?
Saiba qual é o problema com o qual você está lidando. Analise, coloque a situação em perspectiva para conseguir definir o que não está dando certo. Observe o comportamento das pessoas envolvidas, os procedimentos e os resultados. A tendência é querer encontrar uma solução rápida, mas o importante é perceber onde está o problema, e não mudar o foco diretamente para a ação.Por exemplo: dizer que “precisamos melhorar a comunicação entre os vários departamentos” não é tão útil nessa perspectiva quanto dizer que “os departamentos estão tomando decisões inconsistentes sem se comunicar”. Para se ir atrás de medidas efetivas, é preciso ter muito bem claro o problema.

Conversar, escutar e pensar em alternativas

  • Qual o melhor caminho?
  • O que posso mudar?
A comunicação tem um papel fundamental na resolução de problemas. É importante entender o papel de todos e também seus interesses. Não foque em apenas em uma ideia; pense em todos os cenários, avalie todas as alternativas.A melhor solução é geralmente aquela que melhor satisfaz os interesses das pessoas da equipe, permitindo atingir o objetivo de cada projeto ou processo de trabalho. Nem sempre existe consenso nas opiniões, mas escutar é fundamental. Analise o tempo, o orçamento e os recursos necessários para cada abordagem, bem como o retorno que você pode esperar das várias estratégias.

Tomar decisões e definir a melhor estratégia

  • Quais são as minhas opções?
  • Qual é a melhor estratégia?
Chegamos ao ponto que marca o começo da solução: a tomada de decisões. Depois de considerar cuidadosamente todas as suas opções, selecione a melhor estratégia para o seu problema e mantenha sua escolha. Pensamento lógico e criatividade são excelentes aliados para buscar soluções. Além disso, existe nessa fase uma excelente oportunidade de aproximar a equipe, escutar as opiniões de cada um e entender o que cada um pode mudar ou fazer para resolver o problema. Exponha suas ideias, faça sugestões e fundamente sua estratégia.

Implementar sua solução

A implementação da solução é o ápice do processo de solução de problemas. É aqui que você elabora um plano de ação, compartilha-o com o pessoal adequado e segue com a abordagem escolhida.Exemplo:Imagine um cenário de uma marca grande de e-commerce (que, além da venda de produtos, tem também páginas de produto e conteúdo sobre coleções especiais e outras matérias menores). A equipe responsável pelo conteúdo do site da empresa não concorda com os textos que a equipe de marketing publica no site, porque considera que todo o conteúdo deve passar primeiro pelo seu departamento. Além disso, a equipe de e-commerce também quer publicar páginas especiais toda semana.Existe aqui um conflito que pode resultar em uma imagem pouco coerente e pouco profissional aos olhos do cliente. O problema aqui é a falta de definição de uma estratégia com níveis de relevância com relação ao conteúdo que cada departamento publica no site.A solução pode passar por estratégias tais como:
  • Definir o tipo de conteúdo que cada área pode criar. O departamento de conteúdo recebe os pedidos das outras áreas e os adiciona à agenda semanal de publicação de conteúdos.
  • Organizar reuniões semanais com as três áreas para definir estratégias e prioridades.

Principais habilidades para resolver problemas

A capacidade de resolução de problemas por parte do gestor requer algumas habilidades pessoais. Confira as principais qualidades para se resolver problemas de forma efetiva.

Paciência

A resolução eficaz de problemas exige tempo. Querer resolver rápido nem sempre funciona e pode comprometer o sucesso da sua solução. Solucionar um problema é como escalar uma montanha: é apenas sabendo o que fazer, mantendo a calma e com movimentos coordenados que se chega ao topo. Pressa e descumprimento das etapas podem levar a um resultado desastroso. Às vezes é necessário dar alguns passos para trás antes de seguir em frente. Se você estiver tendo problemas para selecionar uma opção, por exemplo, pode ter que pensar de novo nos interesses de todas as pessoas da equipe.

Capacidade de decisão

Quanto mais difícil e importante o problema, mais útil e necessário será o uso de um processo de escolha rigoroso. Apesar do planejamento, há muitos funcionários que tropeçam em uma ou mais das etapas essenciais, não conseguindo resolver problemas no local de trabalho. A resolução de problemas bem-sucedida requer também várias habilidades importantes que ajudam a cumprir todas as etapas com sucesso, desde a identificação à implementação.

Atenção a detalhes

No processo inicial de resolução de problemas, você precisa ter fortes habilidades de observação. Ao invés de aceitar o problema de forma inflexível, você precisa demonstrar pensamento lateral e ter uma forte capacidade analítica. Isso lhe ajudará a avaliar adequadamente o que está acontecendo e identificar a causa central do problema. À medida que você explora possíveis soluções para o problema, deve demonstrar persistência, criatividade e espírito de inovação

Adaptação e flexibilidade

Implementar sua solução requer um conjunto de habilidades. Isso normalmente requer um equilíbrio fundamental entre saber trabalhar em equipe e ter espírito de liderança. Além dos pontos acima, são necessários resiliência para enfrentar a reação inevitável de colegas de trabalho que resistem à mudança; comunicação e a negociação para implementar sua solução; pensamento crítico e autoavaliação observar os resultados e ajustar sua estratégia.

Demonstrar suas habilidades de resolução de problemas e de comunicação

Comunique sua equipe ou seu chefe que você identificou um problema, encontrou uma maneira inovadora de resolvê-lo e alcançou resultados com a estratégia escolhida. Demonstrar capacidade de solução de problemas é importante em qualquer função.No atendimento ao público, você resolve o problema toda vez que lida com um cliente difícil. Trabalhando na advocacia, você está resolvendo problemas do seu cliente e buscando ganhar a causa. Os decoradores ou designers resolvem problemas que surgem quando as solicitações de um cliente parecem inatingíveis para o espaço em questão. Quem trabalha está sempre resolvendo problemas.As habilidades de resolução de problemas são tão variadas quanto os problemas a que se aplicam. No entanto, os melhores solucionadores de problemas usam a mesma abordagem básica para identificar e resolver problemas, integrando as habilidades mencionadas aqui para conseguir resultados bem-sucedidos.

5 características pessoais para resolver problemas

Além das habilidades necessárias no plano pessoal, as seguintes características interpessoais são essenciais. Elas servem de base como intermediação na resolução de disputas entre opiniões divergentes no ambiente de trabalho.

Inteligência emocional

É a capacidade de reconhecer e identificar suas emoções e as das outras pessoas. Sem essa habilidade, é fácil parecer desrespeitoso e egoísta. A solução de problemas exige que você leve em consideração o impacto emocional que sua solução potencial terá sobre você e as pessoas ao seu redor. O desenvolvimento dessa habilidade é essencial.Mentes fechadas travam a colaboração. Todas as equipes devem ter pensadores flexíveis e de mente aberta que apreciem e possam expandir as ideias de outras pessoas.

Resolução de conflitos

O conflito acontece até mesmo nas melhores equipes. Embora nem sempre seja agradável, é uma parte essencial para encontrar uma solução. Em vez de procurar evitar conflitos durante o processo de solução de problemas, desenvolva métodos para resolvê-los de maneira saudável e construtiva.

Trabalhar em equipe

A maioria dos problemas no local de trabalho não é resolvida individualmente. Por isso, é muito importante que você se torne um especialista em trabalhar em equipe. Comunicação, flexibilidade, empatia e paciência se enquadram neste ponto como habilidades que são necessárias para ser um membro valioso de uma equipe.

Pesquisa

Reúna informações sobre o seu problema. Leia documentos e estatísticas, pesquise na Internet ou confira referências a trabalhos impressos. Habilidades de pesquisa também exigem que você desenvolva suas práticas de investigação. Pergunte, escute e seja positivo em suas abordagens.

Unir a equipe

Os exercícios de team-building são ótimos no início de cada reunião para unir a equipe. Usar os primeiros cinco a dez minutos de cada reunião fazendo jogos pode ajudar muito a criar um vínculo entre os funcionários e a uni-los sob um propósito comum. Com todos focados no mesmo objetivo, fica muito mais fácil resolver os problemas.
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