Desenvolvimento de carreira

Como escrever um e-mail profissional: dicas e exemplos

O e-mail continua sendo um dos meios de comunicação mais utilizados em empresas e organizações. Como é muito usado também fora do ambiente de trabalho, muitas vezes os profissionais têm dificuldade para compreender as especificidades de sua utilização no meio profissional. Por isso, gafes costumam ocorrer com muita frequência, seja um engano no destinatário ou no arquivo anexado. O certo é que quase todo mundo já cometeu ou ouviu falar de um erro comprometedor que envolvesse e-mails de funcionários.

Erros como esses, no entanto, não são os únicos com os quais você deve se preocupar ao trocar e-mails no trabalho. Muitas vezes, descuidos frequentes em elementos como concisão, clareza e domínio da língua portuguesa causam problemas de comunicação e podem prejudicar mais a sua credibilidade do que um deslize circunstancial.

A dificuldade em escrever da forma correta e-mails profissionais está relacionada, frequentemente, à falta de atenção, mas isso não quer dizer que o inverso não possa ocorrer. Na tentativa de aparentar profissionalismo, muitas pessoas exageram na formalidade, tentam usar palavras mais rebuscadas e escrevem mais que o necessário. Outro erro frequente é enviar e-mails muito curtos e diretos, como se fossem uma mensagem instantânea. Porém, ao fazer isso, o profissional pode parecer grosseiro, dependendo do contexto.

Portanto, tenha atenção ao enviar e-mails no trabalho, mesmo quando forem assuntos menos importantes ou para colegas próximos. Se o e-mail enviado for para um cliente da sua empresa ou para um recrutador em um processo seletivo, a atenção deve ser ainda maior. Você pode causar prejuízos à sua empresa ou perder uma grande oportunidade de emprego, devido a um descuido facilmente evitável.

Pensando nisso, preparamos 7 dicas que vão ajudar você a entender a importância um bom e-mail profissional e saber redigi-lo adequadamente.

1. Tenha atenção à língua portuguesa

Pode parecer clichê, mas essa dica é essencial sempre que falamos sobre comunicação por escrito. Evitar desvios da língua portuguesa, principalmente em questões como ortografia, pontuação e acentuação, é essencial para um e-mail bem escrito.

Ficou na dúvida sobre o uso da crase? Está achando uma vírgula suspeita? Sempre verifique antes de enviar. O tempo perdido em uma pesquisa rápida na internet pode te salvar de um constrangimento com seu chefe ou de transmitir uma mensagem que pode ser mal interpretada. Às vezes, uma única vírgula ou um erro de ortografia pode alterar completamente o sentido do que você escreveu.

Erros de digitação, mesmo que sejam menos graves, também devem ser evitados, pois eles podem passar uma impressão de pressa ou desleixo em seu e-mail. Por isso, procure sempre revisar o que você escreveu antes de clicar em "enviar".

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2. Evite gírias, abreviaturas e texto em letras maiúsculas

Reserve o uso de gírias, abreviaturas e palavras em caixa alta para as redes sociais. Em um ambiente profissional, a informalidade da internet deve ser evitada. Você não precisa escrever como Machado de Assis, mas mantenha um nível mais formal na linguagem, que seja adequado ao estilo de texto que está escrevendo.

A menos que a empresa onde você trabalha deixe claro que aceita uma comunicação mais informal entre os colaboradores, evite o uso de abreviaturas como "pq" e "vc". Algumas, mais tradicionais, são aceitas, como o "Att." (ou “At.te”) em vez de "Atenciosamente", ao final de uma mensagem.

O uso de abreviaturas e gírias pode transmitir uma intimidade inexistente com o destinatário. Além disso, pode tornar sua mensagem menos clara. Afinal, nem todos os profissionais usam as mesmas gírias ou abreviam palavras da mesma forma. Por isso, uma linguagem mais neutra e formal pode garantir uma comunicação mais eficiente.

Já o uso de caixa alta dá a impressão de que você está gritando com o leitor. Sua mensagem pode soar agressiva mesmo que nada mais demonstre isso, portanto é bom evitar.

3. Seja gentil

É importante demonstrar consideração por quem receberá seu e-mail. Para isso, elementos como saudação, despedida e agradecimentos são essenciais.

Algumas saudações comuns são "Prezado/a" e "Caro/a", seguidas do nome do destinatário. Muitas vezes, pode haver uma referência à posição ou à profissão da pessoa, como "Dr(a)." ou "Diretor(a)". Em contextos menos formais, não há problema em saudar o destinatário com um "Olá" ou um "Bom dia". Quanto à despedida, clássicos como "Atenciosamente" e "Cordialmente" permanecem como ótimas opções. Caso você tenha mais intimidade com a pessoa, pode se despedir com um "Abraço".

No corpo do texto, evite frases imperativas. Sempre que puder, use "Por favor" e "Obrigado". Além disso, não esqueça de que todos os seus colegas de trabalho, independentemente do nível hierárquico, merecem respeito. Isso serve para todos os seus clientes, seja qual for a sua importância na receita da empresa.

4. Vá direto ao ponto

Não desperdice o tempo dos outros. Em um ambiente de trabalho, as mensagens por e-mail devem ser objetivas, sem floreios desnecessários. Caso você tenha vários temas para tratar com a pessoa, uma ideia interessante é dividir o conteúdo em mais de um e-mail. Dessa forma, os assuntos terão uma organização melhor e você diminuirá o risco de ter sua mensagem respondida pela metade.

Comece seu e-mail pelo que for mais importante e deixe os detalhes para depois. Quando acabar, revise o que escreveu. Se o conteúdo estiver muito extenso, avalie cortar algumas partes. Caso não seja possível, considere substituir por uma reunião rápida.

5. Evite interpretações equivocadas

Ao enviar um e-mail profissional, um dos riscos é de que sua mensagem seja mal interpretada. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como um erro de pontuação, a escolha errada de uma palavra ou até mesmo uma sequência de frases confusas.

Quanto mais complexo for o assunto que você estiver tratando, maior será a necessidade de usar uma linguagem mais clara. Isso será ainda mais importante se seu interlocutor não tiver a mesma familiaridade com o assunto que você possui. Casos assim são comuns quando alguém precisa repassar informações a um gestor que não está totalmente inteirado de todos os aspectos técnicos de um projeto, mas precisa tomar decisões a respeito. Também ocorrem na interação entre setores diferentes de uma empresa, em que as decisões precisam ser tomadas de pontos de vista diversos.

6. Escreva a mensagem antes de incluir assunto e destinatário

Ao iniciar um e-mail pelo corpo da mensagem, você garante que terá uma ideia mais clara do assunto, quando tiver que defini-lo. Ao mesmo tempo, minimiza o risco de que o e-mail seja enviado para o contato errado.

O assunto costuma ser um dos primeiros elementos que definimos ao iniciar um e-mail, devido à ordem dos campos da mensagem. O problema é que, muitas vezes, não temos uma ideia clara do que será escrito no corpo do e-mail. Assim, ou perde-se muito tempo tentando definir um assunto, ou escolhe-se algo que acabará sendo alterado depois, de qualquer jeito. Por isso, priorize o corpo da mensagem. O campo "Assunto" é importante e deve estar relacionado da melhor forma possível à mensagem propriamente dita.

Quanto ao destinatário da mensagem, normalmente é esse o primeiro elemento que incluímos ao iniciar um e-mail, por causa da ordem dos campos da mensagem. No caso do destinatário, a preocupação é outra: evitar que o e-mail profissional seja enviado para a pessoa errada. Isso ocorre com frequência, pois os profissionais costumam realizar diversas tarefas ao mesmo tempo e, por isso, podem se distrair e escrever uma mensagem para uma pessoa após ter definioa outra como destinatária. Por isso, alterar a ordem de redação do e-mail profissional pode te ajudar a evitar esse erro.

7. Saiba como se candidatar para uma vaga de emprego

Os e-mails enviados para candidaturas de emprego requerem um cuidado ainda maior. O descuido em algum dos pontos abordados anteriormente pode fazer diferença em processos muito concorridos, em que todo detalhe conta para o recrutador optar entre um ou outro candidato. Além das dicas anteriores, outras questões também devem ser consideradas.

Inicie o e-mail com uma breve apresentação. Informe seu nome, formação acadêmica e faça uma breve menção à sua trajetória profissional, além da vaga para a qual você pretende se candidatar. Nos parágrafos seguintes, detalhe melhor suas experiências, as principais habilidades que você tem e outras informações que julgar relevantes para a função. Evite exemplos longos. Em vez disso, prefira parágrafos e frases curtas, objetivas.

Lembre-se que você provavelmente enviará o e-mail junto a um currículo e, talvez, outros elementos com detalhes a seu respeito. Ou seja, não é necessário detalhar tudo logo na carta de apresentação. Pense nesse espaço como uma forma de convencer o recrutador a abrir os anexos e a buscar mais a seu respeito. Os nomes dos anexos devem ser claros, indicando bem do que se trata cada documento.