Como trabalhar em secretaria de escola (formação e habilidades necessárias)

Atualizado em: 26 de agosto de 2023

A rotina de trabalho em secretarias escolares envolve uma série de tarefas necessárias para manter tudo sob controle, como atender o público, receber produtos de fornecedores, redigir e-mails e outros comunicados internos e externos, organizar arquivos, atualizar sistemas de gestão e preencher planilhas. Se você se interessa por essa área, veja a seguir como trabalhar em secretaria de escola, conheça a rotina de auxiliares administrativos e saiba mais sobre a formação e as habilidades necessárias para atuar na área.
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Quem são os profissionais que atuam na administração escolar

Os profissionais que trabalham no setor de secretaria escolar são conhecidos como agentes administrativos ou auxiliares de secretaria escolar. Em geral, essas pessoas respondem aos diretores e coordenadores da instituição de ensino e cuidam dos procedimentos administrativos da escola, como:
  • atender mães, pais e outros responsáveis pelos estudantes;
  • informar prazos de inscrições e matrículas;
  • lançar dados nos softwares e sistemas eletrônicos;
  • fazer a cobrança de mensalidades em escolas da rede particular;
  • manter em ordem o acervo de livros, brinquedos, CDs e DVDs;
  • organizar documentos da escola, dos funcionários e dos estudantes, como prontuários, certificados, históricos escolares, matrículas e atestados;
  • pedir e receber produtos de diferentes fornecedores;
  • dar suporte a outros funcionários, como merendeiras.
É válido ressaltar que o trabalho desses profissionais ajuda a garantir os recursos de outros setores das escolas públicas e privadas. Quando professores e técnicos de desenvolvimento infantil precisam de materiais extras ou o comparecimento dos responsáveis pelos estudantes na escola em casos de doenças, por exemplo, essas pessoas recorrem à secretaria.Outro exemplo se relaciona às cozinhas ou às cantinas escolares: em escolas públicas, principalmente em creches com aulas em período integral, é comum haver uma programação alimentar que envolve várias refeições por dia, ou seja, não pode faltar alimentos. Já em cantinas de instituições públicas ou particulares, pode ser preciso pedir itens como salgados, sucos, doces e refrigerantes.Por isso, quem trabalha na secretaria escolar precisa manter o contato com a equipe da cozinha ou da cantina para saber quais alimentos precisam ser pedidos e enviar essa solicitação aos fornecedores ou departamentos responsáveis.Como visto, quem trabalha em secretarias escolares precisa ter um perfil multitarefas e uma série de habilidades comportamentais e técnicas para lidar com o público, com pessoas da equipe escolar e com procedimentos administrativos de rotina.Leia também: O que faz um gestor escolar?

Formação e habilidades para atuar em secretarias de escolas

Como já mencionado, os profissionais que querem conseguir emprego em secretarias escolares podem atuar nas redes de ensino pública ou privada, e a maneira de conseguir uma vaga em cada uma delas é diferente. Além disso, para saber como trabalhar em secretaria de escola, você precisa entender qual é formação e as habilidades necessárias para ocupar o cargo de agente administrativo. A seguir, confira mais detalhes sobre o assunto.Relacionado: 9 profissionais que trabalham na escola

Formação

Quando se trata de formação profissional, as vagas destinadas a auxiliares de secretaria escolar no Brasil geralmente exigem ensino médio completo. Entretanto, os candidatos que fizeram o curso técnico em Secretaria Escolar ou Secretariado podem se destacar na hora de preparar um currículo ou ter vantagem nas provas de títulos de concursos públicos, dependendo do edital específico de cada um.Em escolas da rede privada, os processos de recrutamento, seleção e contratação seguem diretrizes internas. Já em escolas da rede pública, os candidatos normalmente precisam receber a aprovação em todas as etapas dos processos seletivos de concursos.Nesses dois casos, um requisito básico comum é ter conhecimentos de informática, como saber preencher planilhas digitais, redigir e-mails e escrever comunicados internos e externos usando editores de texto.

Habilidades

Os processos administrativos de uma escola podem fazer com que o dia a dia de trabalho seja intenso e dinâmico, principalmente em períodos de inscrição, matrícula, datas comemorativas e início e fim de anos letivos. Por isso, a rotina escolar exige o desenvolvimento de várias habilidades, como:
  • inteligência emocional para atender pessoas difíceis e lidar com situações estressantes;
  • práticas organizacionais para manter documentos da escola, dos estudantes e dos funcionários em ordem;
  • comunicação eficiente, tanto oral quanto escrita, para redigir e-mails e transmitir informações para o público com clareza;
  • conhecimentos de informática e softwares da área;
  • gestão de prazos e atividades;
  • trabalho em parceria com a equipe escolar.
Dependendo da escola, é comum haver outros requisitos específicos. Em creches, por exemplo, é preciso saber lidar com crianças. Já em escolas de idiomas, pode ser necessário dominar determinadas línguas. Abaixo, confira com mais detalhes algumas das habilidades mencionadas.

Habilidades de comunicação

Boa parte da rotina escolar exige se comunicar com diretores, coordenadores, merendeiras, professoras, técnicos de desenvolvimento infantil, fornecedores, prestadores de serviços, pessoas responsáveis pelos estudantes e funcionários das secretarias de educação municipal e estadual. Por isso, quem quer trabalhar em secretarias escolares precisa desenvolver habilidades de comunicação.Confira diferentes cenários em que essas habilidades são usadas:
  • Atendimento ao público: esses atendimentos podem acontecer presencialmente, por ligação telefônica, por aplicativos de mensagens instantâneas e por e-mail para diferentes fins. Os responsáveis pelos estudantes podem ir até a secretaria, por exemplo, para fazer inscrições e matrículas, levar documentos atualizados e tirar dúvidas sobre datas de início e fim do ano letivo, período de férias, valor de excursões escolares, sorteios de rifas e eventos em datas comemorativas.
  • Atendimento aos fornecedores: é comum que os fornecedores se dirijam diretamente às secretarias escolares para oferecer produtos ou fazer entregas dos itens pedidos, e cabe aos profissionais que trabalham nesses locais receber as encomendas ou acompanhar a entrega dos itens, como alimentos, uniformes e materiais escolares, dentro da área escolar.
  • Atendimento à equipe escolar: quem trabalha em secretarias escolares também se comunica constantemente com os funcionários da própria instituição ou de secretarias municipais e estaduais. É possível, por exemplo, tirar dúvidas sobre as transferências de estudantes, matrículas novas ou canceladas e frequência de determinados alunos. Além disso, esses profissionais acompanham as diretrizes passadas pela equipe escolar, seja em relação a novas legislações, horários de funcionamento e/ou treinamentos de primeiros socorros, por exemplo.

Habilidades organizacionais

Em escolas, além do arquivamento correto de itens referentes ao ano letivo atual, é preciso haver o controle sistemático de todos os arquivos relacionados aos anos anteriores. Em geral, agentes administrativos lidam com a documentação da escola, dos funcionários e dos estudantes, como:
  • atestados;
  • registros de presença;
  • inscrições;
  • matrículas novas e canceladas;
  • transferências;
  • prontuários com documentos pessoais, como RG, ficha de saúde e carteira de vacinação.
É por isso que as rotinas administrativas exigem habilidades organizacionais para que os documentos necessários sejam acessados com rapidez e facilidade, tornando o dia a dia de trabalho mais produtivo.

Habilidades técnicas

Em secretarias escolares, as habilidades técnicas geralmente envolvem dominar outras línguas, principalmente em secretarias de escolas de idiomas, contar com noções básicas de digitação e ter um nível de conhecimento intermediário ou avançado em relação a editores de textos e planilhas.Além disso, dependendo da unidade escolar, pode ser necessário lidar com sistemas eletrônicos de inscrições, matrículas e transferências ou softwares específicos de gestão escolar.Ao criar e preencher planilhas digitais ou lançar dados em sistemas de gestão, por exemplo, você pode usar as informações para criar estratégias que vão ajudar no gerenciamento do seu tempo e no ganho de produtividade. Veja dois exemplos simples:
  1. Se consta nos seus softwares ou planilhas digitais que nos dois últimos anos os uniformes chegaram na segunda semana de fevereiro, o que exigiu um bom tempo para separar e distribuir as roupas em cada turma, você pode se programar para criar lembretes e adiantar as suas principais tarefas já na primeira semana de fevereiro deste e dos próximos anos.
  2. Se os pedidos da equipe da cozinha de uma creche pública seguem um padrão semanal, você pode criar um esboço para cada semana e, no dia do envio, apenas fazer as modificações necessárias sem precisar começar um arquivo do zero, liberando o seu tempo para cuidar de outras tarefas.
Assim, também é possível otimizar a rotina administrativa da instituição no curto, médio e longo prazo.
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