O que um recepcionista faz

Atualizado em: 22 de março de 2024

Recepcionistas atendem e recebem o público do estabelecimento em que trabalham. Esse atendimento pode ser presencial ou virtual. Podem atender as pessoas pelo telefone ou internet.Tais profissionais têm um importante papel na empresa, pois representam o primeiro contato com o público. São responsáveis também pela primeira impressão que será gerada, que pode impactar todo o resto da cadeia dos serviços. Nesse artigo, explicamos o que um recepcionista faz e qual perfil dessa profissão.
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Definição da profissão

Recepcionistas são pessoas com quem o público terá o primeiro contato em uma empresa, sendo como um cartão de visitas daquela instituição. Portanto sua função é de grande relevância para a organização.Suas atribuições podem variar dependendo do local onde trabalham, mas de modo geral são responsáveis pelo amplo atendimento do público. Atuam tanto de forma presencial, como também à distância. Fazem atividades de organizações de documentos, agendamento e envio de documentos, entre outros.No entanto, seu trabalho vai além das atividades burocráticas, já que lidam diretamente com pessoas. Recepcionistas precisam ter excelentes habilidades comunicativas para conseguir atender a todos de maneira respeitosa. Devem saber como gerir conflitos e administrar tanto as suas emoções, como as dos demais.Devem também ter consciência de que seu trabalho vai refletir nos demais setores e pode definir como o público verá a empresa. Por isso, preocupar-se com sua aparência, tom de voz e humor são questões relevantes e que devem ser consideradas.Relacionado: Você sabe o que faz um concierge?

Perfil do profissional de recepção

Na maioria das vezes exige-se que recepcionistas possuam apenas o ensino médio completo, mas em alguns casos, as organizações podem requerer algum curso de formação ou treinamentos específicos.Além dessas formações, a pessoa que atua como recepcionista deve ter algumas habilidades que lhe ajudarão em suas funções. São competências que promovam um bom atendimento ao público e habilidades na organização pessoal e do ambiente de trabalho, bem como responsabilidade e ética.Boa parte das instituições já exige tais características desde o anúncio da vaga. Durante a entrevista também costuma-se observar o desempenho da pessoa entrevistada. Aspectos bastante observados são o seu modo de falar, de tratamento e seu gestual.Algo que também é levado em conta é a habilidade de ser multitarefas, pois recepcionistas precisam dar conta de trabalhos burocráticos, mas também devem capazes de atender bem às pessoas.Leia também: O que faz um recepcionista hospitalar

Habilidades essenciais

Para ter êxito na profissão é necessário que os recepcionistas tenham algumas habilidades muito importantes. Listamos abaixo algumas delas:
  • Criatividade
Ter criatividade é muito importante para a maioria das profissões e para ser um bom recepcionista não é diferente. Ela pode lhe ajudar a sair de algumas situações que podem ser embaraçosas. Pode ser útil também para conseguir lidar com diferentes tipos de pessoas.
  • Discrição
Como recepcionista a pessoa pode ouvir algumas conversas na sala de espera. É possível também, que por ser alguém que induz confiança, alguém acabe revelando uma informação. A discrição é importante para que as o que foi revelado não saia daquele ambiente, pois isso pode gerar um mal-estar na empresa.
  • Dinamismo
Essa habilidade significa conseguir realizar múltiplas tarefas e com pouco prazo. Pessoas dinâmicas não têm problema em trabalhar sob pressão e conseguem dar conta de muitas atividades ao mesmo tempo. Como atender o telefone e conversar com um cliente que está na sala de espera e logo, organizar documentos. Essa é uma característica muito procurada nas pessoas que pretendem ser recepcionistas.
  • Confiança
Recepcionistas são pessoas de muita responsabilidade dentro de uma empresa. Geralmente é quem fica responsável pelas chaves, já que precisa ser a primeira pessoa a chegar. Também pode ter acesso a importantes documentos e tratá-los com cuidado.
  • Empatia
A empatia, que é a habilidade de conseguir se colocar no lugar de outra pessoa, também é importante para a maioria das profissões. Como recepcionistas lidam com diferentes tipos de pessoas e tem contato com diversos problemas, é importante que saibam compreender seus problemas e dar a devida atenção.
  • Autonomia
Geralmente os recepcionistas atuam sozinhos em seu local de trabalho, por isso devem ter bastante autonomia, já que lidam praticamente sozinhos com seu público. Precisam ainda ser capazes de resolver os conflitos e problemas que possam surgir.
  • Proatividade
Essa importante habilidade é mais do que necessária para que recepcionistas consigam atuar bem em seu trabalho. É preciso ser capaz de tomar iniciativas, sem esperar que lhe digam o que deve ser feito.Leia também: Como ser uma boa recepcionista em 7 passos

Principais áreas de atuação

Atualmente, praticamente todos os segmentos precisam dos serviços de recepcionistas e isso contribui para que o mercado de trabalho seja bastante amplo. Assim, tais profissionais atuam em diversas áreas e distintas organizações. Tanto no setor público, quanto no privado.Entre as opções, a rede hoteleira costuma oferecer boas oportunidades e remunerações. Saber falar outros idiomas pode ser um aspecto vantajoso nesse caso. O setor hospitalar também é bastante amplo, mas geralmente exige um pouco mais de formação. Já o setor bancário, está entre os que mais pagam bem e costumam oferecer muitas oportunidades.Existe também a possibilidade de atuar em empresas locais ou menores. Apesar de geralmente não oferecerem os melhores salários, essas vagas exigem menos formação e tendem a oferecer mais oportunidades disponíveis.Alguns locais de atuação de um recepcionista são:
  • Empresas privadas
  • Hotéis
  • Instituições de ensino
  • Bancos
  • Aeroportos
  • Hospitais
  • Clínicas
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Principais funções dos profissionais de recepção

Recepcionista possuem uma série de atribuições. Entre elas estão:
  • Recepcionar colaboradores e visitantes;
  • Atender, realizar e transferir chamadas telefônicas;
  • Registrar informações de modo organizado;
  • Manter sempre atualizado todos os livros de registros e de correspondência;
  • Responder a todas as dúvidas sobre a instituição e que possam ser de seu conhecimento. Caso seja algo mais específico, deve direcionar tais perguntas para outros funcionários qualificados e que possam responder;
  • Organizar e arquivar documentos;
  • Executar trabalhos de digitação e impressão de documentos;
  • Controlar as chaves da empresa.

Formações para recepcionista

Para trabalhar como recepcionista não é preciso ter nenhuma formação superior. A maioria das organizações exige apenas o ensino médio completo, mas em alguns setores, fazer um curso livre ou técnico em algumas áreas pode ser um diferencial. Confira abaixo os principais campos nos quais um recepcionista pode se especializar:AdministraçãoO curso superior de administração tem duração de cerca de quatro anos, mas o técnico dura apenas metade desse tempo. Geralmente especializar-se nessa área pode ajudar os recepcionistas a exercerem funções mais administrativas em seus trabalhos e também colaboram com a questão do atendimento ao público.MarketingNesse curso os estudantes aprendem sobre negócio, direito, meio corporativo, serviços e varejo. Algumas matérias estão relacionadas com a gestão de negócios e economia. Há também disciplinas como psicologia, sociologia e estatística. Recepcionistas que trabalham em empresas e lidam constantemente com pessoas do mundo dos negócios podem achar útil fazer esse curso.SecretariadoCom essa formação é possível estudar disciplinas focadas nas ciências humanas e sociais. É possível também aprender sobre as relações interpessoais. Pessoas que lidam com muitos documentos no trabalho podem fazer um bom uso dos conhecimentos adquiridos aqui. Para trabalhar em alguns segmentos da área pública, exige-se esse tipo de formação.Relações públicasO estudante aprende sobre como organizar eventos e as políticas de comunicação por trás deles. Também estuda administração, economia e marketing. Aqui os conhecimentos adquiridos são importantes para realizar os atendimentos e saber tratar bem as pessoas.RecepcionistaAlgumas instituições, tanto públicas como privadas, também oferecem um curso livre de recepcionista. Essas formações costumam durar cerca de 360h e prometem oferecer uma formação completa. De forma que a pessoa possa atuar em qualquer área como recepcionista.Há também cursos específicos, como o de recepcionista hospitalar ou de hotel. Nesse caso, estas formações possuem disciplinas particulares acerca desses ambientes e focando no público-alvo com o qual a pessoa irá trabalhar.

Cursos de idiomas

Os cursos de idiomas, principalmente inglês e espanhol, são importantes principalmente para as pessoas que trabalham na rede hoteleira. Nessas áreas, há mais chances de entrar em contato com turistas de outros países e por isso a importância do conhecimento de um idioma estrangeiro.Relacionados:
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