Como se planejar para uma solução de trabalho remoto
Use as etapas a seguir para guiar a criação de um plano de gerenciamento de trabalho remoto:
1. Colabore com gerentes e líderes de equipe
Durante o planejamento para o trabalho remoto, é importante discutir ideias e estratégias com a equipe em funções de liderança. Uma opção é permitir que líderes e gerentes debatam e opinem sobre as melhores ferramentas a serem usadas, as maneiras de manter os funcionários engajados e o momento de planejar uma colaboração em equipe usando métodos on-line. Além disso, incentive gerentes, líderes de equipe e supervisores a liderar dando o exemplo, promovendo uma mudança a partir da gerência. Quando líderes da alta gerência trabalham remotamente com eficiência, isso indica que os outros funcionários podem se sentir à vontade para fazer o mesmo.
Na etapa de brainstorming, comece a conversa com perguntas como:
- Quais plataformas de comunicação devemos usar para manter o contato com os funcionários?
- Qual é o melhor aplicativo de videoconferência para fazer reuniões em equipe?
- Como podemos garantir a produtividade e o engajamento dos funcionários?
2. Escolha um método de comunicação confiável para informações importantes
Seja transparente com sua equipe sobre como você gerencia o trabalho remoto usando o canal de comunicação mais utilizado pela maioria dos seus funcionários. Promova uma comunicação aberta e crie canais em suas ferramentas de comunicação para que os funcionários compartilhem informações, socializem e conversem entre eles. Além disso, mantenha seu conjunto de ferramentas simples definindo uma plataforma de comunicação confiável que será usada por todos para manter contato, fazer perguntas e dar feedback. Com uma ferramenta designada, é possível compartilhar e receber facilmente informações relacionadas ao trabalho, além das notícias mais recentes sobre o surto.
3. Crie uma equipe de gerenciamento remota
Para trabalhar em casa de maneira eficaz, os funcionários precisam de orientação e feedback de gerentes e líderes de equipe. Identifique os principais gerentes que serão responsáveis pela liderança e pela ajuda em diferentes processos da empresa, para que os funcionários saibam a quem devem se reportar. Uma opção é criar uma equipe de gerenciamento responsável por desenvolvimento de projetos, garantia de qualidade e outros processos do fluxo de trabalho das operações da empresa.
4. Prepare uma ferramenta de recursos remotos (como um documento de perguntas frequentes)
É provável que os funcionários tenham dúvidas sobre o que esperar das tarefas de trabalho remoto e outras preocupações relacionadas a suas vidas corporativas. Por isso, é importante preparar recursos on-line, como uma página de perguntas frequentes, onde eles podem encontrar respostas para perguntas relacionadas a produtividade e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Uma opção é preparar documentos gerais em um aplicativo on-line que possa ser acessado pelos funcionários para a consulta de novas informações como parte da sua política de trabalho remoto.
Comunique-se regularmente com os funcionários para saber sobre preocupações e sugestões e responda às perguntas deles para que seja possível adicionar mais informações a esses recursos. Mantenha a equipe atualizada sobre as notícias mais recentes relacionadas a suas políticas de trabalho remoto, incluindo links para seu manual dos funcionários ou outras políticas de RH que você tenha em vigor.
5. Elabore um plano de comunicação
Uma força de trabalho remota gerencia vários canais de comunicação e discussões assíncronas sobre seus projetos. Por isso, é importante estabelecer um plano para manter contato regularmente. É possível marcar reuniões de equipe semanais em uma plataforma de conferência on-line para acompanhar o andamento do trabalho. Além disso, e-mails diários com atualizações essenciais sobre projetos concluídos, desenvolvimento de novos projetos e outras tarefas podem ajudar você a manter os funcionários informados.
6. Simplifique a tecnologia e as ferramentas
O gerenciamento de uma força de trabalho remota muitas vezes depende de algumas ferramentas e recursos que garantem que os processos de trabalho serão executados sem problemas. Ferramentas de comunicação, produtividade e gerenciamento de projetos são essenciais para manter a consistência em várias operações da empresa. É importante, porém, implementar apenas as ferramentas que serão necessárias para que você e sua equipe façam as tarefas e mantenham contato. Talvez um aplicativo on-line de processamento de textos, uma ferramenta de comunicação para toda a empresa e uma plataforma de videoconferência sejam tudo aquilo de que você precisa para gerenciar sua força de trabalho remota.
Dicas para manter sua empresa ativa de maneira eficiente com uma força de trabalho remota
As informações a seguir podem ser úteis para gerenciar uma força de trabalho remota:
Forneça equipamentos da empresa se possível
Para isso, é preciso saber exatamente do que as equipes precisam para fazer o trabalho. Se houver a possibilidade de levar os notebooks do trabalho para casa, por exemplo, isso pode ser útil se os familiares dos funcionários usarem o computador de casa regularmente. No fim das contas, a escolha de oferecer equipamentos de escritório aos funcionários pode depender dos custos do fornecimento dessas ferramentas, além do tipo de produto que a empresa pode permitir que as equipes levem para casa com segurança. Uma opção é criar um sistema de integração de trabalho remoto no primeiro dia de trabalho. Registre os equipamentos que os funcionários levarão para casa para trabalhar e monitore aqueles que têm alto custo.
Faça entrevistas e contrate funcionários remotamente
Se entrevistas estiverem marcadas ou se precisar contratar novos membros de equipe, é possível fazer tudo isso on-line. Use uma plataforma de videoconferência como o Skype ou o Zoom para fazer entrevistas, ou entreviste candidatos por telefone. É possível criar um documento compartilhável para que novos funcionários recebam informações sobre a empresa, como manuais dos funcionários e outros documentos importantes. Além disso, se tiver formulários que exigem a assinatura dos funcionários, você poderá usar aplicativos como o DocuSign para enviar e receber documentos confidenciais com segurança.
Integre ferramentas de comunicação on-line
Marque reuniões regulares para avaliar o trabalho dos funcionários, responder a perguntas e atribuir novas tarefas. Mantenha as equipes conectadas por plataformas de comunicação on-line com recursos de compartilhamento de arquivos e bate-papo privado. Essas ferramentas são vantajosas para organizar o fluxo de trabalho e compartilhar informações em um ambiente remoto, podendo ajudar a manter os funcionários engajados e produtivos. Nesse caso, se você perceber que alguns funcionários estão ausentes nos canais de comunicação, entre em contato com cada um deles ou marque reuniões individuais regulares.
Ajude os funcionários a manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Escolha um líder de equipe para gerenciar grupos pequenos de funcionários durante o trabalho remoto. Esses líderes podem oferecer mentoria com ajuda profissional e conselhos amigáveis que incentivem os funcionários a estabelecer limites claros entre o horário de trabalho e momentos de lazer. Além disso, os líderes de equipe podem oferecer apoio moral para incentivar os funcionários a encontrar um espaço silencioso e sem distrações para usar como ambiente de trabalho. No final de cada dia de trabalho, os líderes de equipe podem conversar com as equipes para acompanhar o andamento do trabalho e garantir que os funcionários não estejam trabalhando demais. Por fim, considere maneiras de incluir os trabalhadores remotos em algumas atividades de “coffee break”. Plugins como o Netflix Party permitem que os usuários assistam a filmes juntos. Marque um horário e faça uma videoconferência para que as pessoas almocem juntas ou conversem diariamente por vídeo.
Use e compartilhe recursos governamentais disponíveis sobre trabalho remoto e flexível
Em geral, o gerenciamento da força de trabalho remota exige o suporte total de líderes e equipes para que a implementação seja feita da melhor maneira possível. Mantenha os funcionários envolvidos e ofereça apoio moral para ajudá-los a trabalhar remotamente de forma mais eficiente.
